Многие компании в процессе своей деятельности переживают переезд в новый офис. Мотивы для переезда могут быть и позитивные, и негативные. Например, изменение условий аренды, численности сотрудников, необходимость смены местоположения офиса или приобретение собственного здания.
Чтобы переезд не был омрачен негативными эмоциями, необходимо тщательно к нему подготовиться.
Шаг 1. Подготовка
Чтобы в результате переезда не нанести фирме материальный вред, а сотрудникам – моральный, нужно проинформировать заинтересованных лиц о предстоящих переменах:
- Сотрудники. Возможно, новое местоположение офиса повлечет за собой перемены в образе жизни. Нужно дать им время подготовиться к изменениям.
- Компании по доставке, клининговые организации. Есть вероятность, что по новому адресу их услуги будут вам недоступны, и вам потребуется время на поиск новых вариантов.
- Деловые партнеры. Их необходимо уведомить официальным документом.
- Клиенты. Новые контактные данные стоит распространить повсеместно, чтобы они были доступны широкому кругу людей.
Шаг 2. Планирование
Составляем четкий план действий с описанием мероприятий, сроков проведения и лиц, ответственных за исполнение. Важно обратить внимание на следующие моменты:
- продумайте, сможете ли вы обойтись своими силами или стоит воспользоваться услугами компании грузовое такси,
- пометьте все вещи в зависимости от места прежнего расположения и последующего размещения,
- обозначьте приоритеты в расстановке вещей по новым местам, чтобы в кратчайшие сроки возобновить работу фирмы,
- назначьте ответственных лиц как в месте отъезда, так и в месте приезда, на случай возникновения форс-мажора.
Шаг 3. Упаковка
Здесь правила не отличаются от общепринятых действий при любом переезде. Тщательно упаковываем документы. Комплектующие детали мебели и офисной техники вкладываем в те же коробки или помечаем, чтобы не перепутать при сборке и установке. Хрупкие и бьющиеся предметы перевозим отдельно во избежание их повреждения. При перевозке сейфов вам, скорее всего, понадобятся услуги специалистов по перевозке.
Ну и последняя рекомендация. Не пытайтесь сразу объять необъятное. Сначала распакуйте мебель и оргтехнику, а уже потом принимайтесь за уборку. Так гораздо эффективнее!
