При организации учета важно понимать, что учет может и должен обеспечить две вещи в интересах бизнеса - первое, это наличие информации о текущем состоянии бизнеса, второе - контроль.
Информация. Конечным результатом работы бухгалтерии является информация.
В условиях полной и всеобъемлющей автоматизации процессов, когда информация об операциях регистрируется в информационной системе по мере их выполнения, наверное, нет необходимости в каких-то организующих процессах. В этом идеальном случае, руководитель сам сможет получать максимально оперативную информацию о деятельности бизнеса в любой момент времени, если можно так выразиться, в потоковом режиме. Но, пока такой идеальной системы не существует, остается только один проверенный веками способ - организация дополнительных процессов по сбору информации, которые позволят получать на выходе периодические данные, либо данные по требованию.
Совокупность таких процессов и называется учетом. Нужно принимать как данность, что сбор и обработка информации в рамках учета требует определенного времени. Требование законодательства об обязательности регистрации хозяйственных операций первичным документом, только усугубляет вопрос времени. Безусловно, грамотная автоматизация, в том числе с применением защищенных каналов связи и электронных подписей позволит значительно уменьшить время обработки информации и обеспечить ее надежность. Но, здесь таится подвох. В любой системе автоматизации имеются существенные ограничения.
Во-первых, отсутствуют системы, позволяющие комплексно автоматизировать все операционные процессы (проблема из категории объять необъятное). Во-вторых, самой существенной и наиболее сложной проблемой является персонал. Даже в небольших организациях это проблема оказывается не решенной. Очень сложно бывает обойтись только обучением работе с каким-то конкретным программным продуктом. Для автоматизации учета наверняка потребуется такой специалист, как 1c программист.
Не малую роль здесь играет культура самого работника. Многие сотрудники оказываются в сложной ситуации - хочется что-то сделать и соответствовать требованиям работодателя, но восприятие информационных систем, даже после обучения, происходит на уровне владения "микроволновкой". Применение в целях учета, в последнее время, интерфейсов для устройств типа планшетов и смартфонов внушает некоторую надежду. Интуитивно понятный интерфейс позволяет человеку эффективнее использовать имеющиеся возможности и меньше затрачивать времени на обучение. В-третьих, это лежащая на поверхности, и поэтому кажущаяся самой важной проблема - цена автоматизации. Зачастую автоматизировать учет оказывается дороже, чем начать бизнес. Далеко не каждый бизнесмен без явных преимуществ захочет вкладывать средства в автоматизацию учета, ведь проще обойтись электронными таблицами.
Собственно автоматизация учета сводится к какой-то модели, заранее заложенной в программный продукт, что подразумевает под собой более строгое отношение к формализации бизнес-процессов и документообороту как такового. С применением программ, стало возможным, операторские функции переложить на сотрудников, не имеющих бухгалтерского образования.
Для применения программ, автоматизирующих учет, приходится подстраивать всю учетную систему под их логику, что ограничивает до определенной степени учетную работу, но снимает вопросы массового применения ручного труда. Тогда как в ручном режиме, учет, безусловно, можно сделать очень гибким, но при этом остается много рутины.
Первым вопросом, который нужно задать перед началом организации учета: "Что из себя представляет бизнес?"
- у каждой деятельности имеются свои особенности. И если вы хотите получать достоверную и своевременную информацию, вам необходимо отчетливо понимать эти особенности при организации учета. Разные виды деятельности требуют разного подхода к учету:
Внеоборотных активов и их состава - имущество, с помощью которого предприятие может выполнять услуги или производить продукцию. Это может быть иной актив, не имеющий материальной формы, но с помощью которого бизнес зарабатывает, например, разработанная программа. Признания доходов - например, долгосрочное строительство требует признание выручки независимо от акта сдачи объекта строительства, либо абонентское обслуживание, когда деньги берутся сразу, а выручка признается по мере использования абонемента. Признания расходов - при разных видах деятельности расходы учитываются по разному, например, 1) в ресторане, может понабиться информация о доходности каждого блюда, в таком случае прямые расходы нужно учитывать по каждому блюду отдельно, 2) в позаказном производстве металлоконструкций, по каждому заказу нужно вести отдельный учет расходов, 3) в медицине - по профилю болезни, а внутри профиля по каждому больному. Оборотных активов - здесь важно смотреть не только на состав номенклатуры, но каких размеров складское хозяйство, какой структуры, как осуществляется доставка на склад и выдача со склада, какие сроки оборачиваемости запасов, наличие средств связи, дальность расположения от офиса и т. п. Исходя из этих фактов разрабатывается система учета в которой - либо бухгалтерия ведет весь учет наличия и движения ценностей, а кладовщик только принимает и выдает, и отвечает за сохранность, либо - кладовщик или отдел снабжения ведут учет наличия и движения материальных ценностей, а бухгалтерия ведет учет только финансовых показателей. 2.
Какая структура у бизнеса (организации)
- организационная структура в первую очередь определяет учетные процедуры. Даже в малом бизнесе. Формализация, хотя бы просто, начерченная от руки схема, всегда помогает в работе. В понимание того кто и чем должен заниматься.
Эта работа сводится к следующим шагам:
составить организационную схему; на основании организационной схемы составить перечень основных задач, которые решает тот или иной работник; на основании функций отдельных работников определить документооборот по регистрации хозяйственных операций, по возможности составить дорожную карту по каждому документу; внести в должностные инструкции описание конкретных шагов, которые должен выполнять работник, документов, которые он должен готовить и сроки, схему взаимодействия с другими работниками/службами; ознакомить каждого работника с должностными обязанностями под роспись, провести вводное ознакомление (провести семинар, тренинги) с системой документооборота, с тем насколько она важна для организации и какие цели преследует.
Это поможет организации учета, его своевременности, но, в первую очередь это поможет управлению всей организацией.
Собственно, вопросы специфики учета отдельных активов и обязательств, документооборота, отражаются в специальном документе под названием учетная политика. Это ключевой документ, организующий работу бизнеса как единого целого, однако, на сегодняшний день превратился во внутренний документ бухгалтерской службы, о котором, кроме главного бухгалтера обычно никто и не знает.
