Конференций, культурные мероприятия, семинары, презентации являются главным инструментом развития бизнеса. Крупные холдинги, компаний и корпораций часто проводят такие массовые мероприятия для обучения и обмена опытом между сотрудниками и бизнес-партнерами. Чтобы грамотно проводить конференций и семинары большинство компаний арендуют конференц-зал.
Конференц-залом называют оборудованные помещения, используемые для организаций конференций, тренингов, деловых переговоров. В отличие от обычных кабинетов, такие залы вмещают большое количество людей.
Что нужно знать?
На данный момент есть много бизнес-объектов (конференц-центры, бизнес-центры, отели, исторические музеи, библиотеки), предоставляющих аренду зала. Выбирая помещение нужно учесть:
- количество приглашенных участников;
- время и дата мероприятия;
- необходимые оборудования;
- дополнительные услуги (обед, бранч или кофе-брейки, фуршет).
Нюансы при аренде
Как правило, аренда конференц зала предполагает почасовую оплату. В некоторых случаях тренинг может проводиться в течение дня. Все условия аренды должны быть указаны в договоре. В условия также входит перечень предоставляемого оборудования. В большинстве случаев деловые переговоры и семинары сопровождаются фуршетом, кофе-брейком. Для этого можно воспользоваться услугами кейтеринга. При планировании проведения обеда, в выбранном помещении должно быть место для приема пищи и общения участников.
На что обратить внимания?
1. Местоположение
При приглашении иностранцев зал стоит выбирать вблизи с гостиницами и отелями. Еще один вариант – это аренда помещения внутри отелей. Это обременяет гостей поездками, тратой времени на дорогу, и освобождает владельцев от услуги по кейтерингу. Кроме отелей можно арендовать помещение в центре города либо чуть дальше. 2. Площадь
Выбор площади зависит от количества участников. При этом соотношение должно быть 50 м2 на 20 гостей. По размеру зал не должен быть тесным или душным.
3. Аппаратура и оборудование
На деловых мероприятиях, семинарах, тренингах часто проводятся презентации в онлайн-режиме и веб-трансляций. Из-за чего для конференций понадобятся проекторы, колонки, микрофоны, компьютер. Немаловажное значение имеет наличие кондиционеров.
Атмосфера внутри зала должна соответствовать виду мероприятия. Для создания нужной обстановки важно правильно расставить мебель. К примеру, при проведении обучения столы нужно расставить в виде «школьного парт».
