Возможности использования и создания электронных документов коснулись и сферы перевозки грузов. В частности, в этом виде деятельности на Ставрополье и в других регионах России уже используется электронная транспортная накладная (ЭТрН).
Следует отметить, что в настоящее время эта цифровая накладная имеет силу юридического документа. Привычные печать и подпись, проставляемые на бумажных носителях, в ЭТрН заменены электронной цифровой подписью. Сам же формат электронной накладной был утверждён правительством Российской Федерации.
Как документ, ЭТрН может подтвердить следующее:
- существование договора на оказание транспортных услуг;
- сумму затрат, понесённых предприятием на транспортировку груза, для её последующего учёта при начислении налогов.
Основным различием между электронным и бумажным вариантами транспортной накладной являются способы передачи и хранения этих документов. В частности, бумажная накладная либо вручается лично, либо отправляется по почте или курьером. Тогда как электронная – передаётся посредством телекоммуникационных сетей. Следует отметить, что благодаря наличию во многих компаниях специального программного обеспечения – обработка, учёт и хранение ЭТрН происходит быстрее, чем работа с бумажными носителями.
Официальное право использовать ЭТрН в процессе автомобильных грузоперевозок появилось не так давно: в начале 2021 года. И на сегодня пользоваться можно как бумажной, так и электронной транспортной накладной. Несмотря на то что для предприятий в целом переход на использование ЭТрН выгоден как с экономической точки зрения, так и в плане экономии трудозатрат на обработку и хранение документальной информации, всё же рекомендуется снабжать водителей, перевозящих груз, бумажными вариантами этого документа. Это вызвано тем, что не все посты ГИБДД оборудованы устройствами, для работы с электронными транспортными накладными.
К преимуществам использования ЭТрН можно отнести следующее:
- взаимообмен документами происходит значительно быстрее, что благоприятно сказывается на ведение налогового учёта и позволяет сократить время оплаты оказанных услуг; - получать и отправлять документы можно из любого места, где присутствует интернет;
- со внесёнными в документ изменениями вторая сторона может ознакомиться практически моментально и есть возможность быстро скорректировать дальнейшие шаги. В то время как пересылка бумажного варианта документа занимает достаточно времени;
- вероятность утери или порчи накладной отсутствует, поскольку отосланная версия сохраняется на серверах электронной почты;
- нет необходимости искать помещение для хранения бумажной документации, поскольку электронные носители, способные вместить огромное количество электронных документов не только мобильны, но и практически не занимают места.
Благодаря тому, что форма ЭТрН официально утверждена правительством РФ, накладные, выдаваемые различными предприятиями страны имеют одинаковый формат. Что значительно облегчает автоматическую обработку и учёт поступающих, либо отправляемых электронных документов, например с помощью одной из лучших профильных систем - "ДелФин электронный документооборот".
Юридическую силу ЭТрН даёт наличие простой или квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Следует отметить, что простая ЭЦП применима лишь для подтверждения факта принятия груза. Тогда как для работы с налоговой службой, обмена документами между юридическими лицами необходима квалифицированная ЭЦП. Её присутствие обязательно и для того, чтоб документ можно было использовать в налоговом и бухгалтерском учёте.
С 2021 года ЭТрН имеет силу лишь в случае, когда в ней указаны дата составления, данные о грузоперевозчике, отправителе и получателе груза, стоимость оказанной услуги по транспортировке.
О том, кто будет заниматься заполнением ЭТрН, указано в заключаемом договоре о транспортировке груза. Зачастую это делает отправитель груза.
Согласно последним данным, полноценное внедрение в документооборот электронных версий транспортных накладных ожидается уже к 2022 году. Для этого приняты все необходимые нормативные документы, регламентирующие использование электронных транспортных накладных в практической экономической деятельности. Остались только некоторые проблемы чисто технического плана.
