Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой специализированное программное обеспечение, которое позволяет обеспечить организацию и автоматизацию работы с электронной документацией.
Основные элементы СЭД:
- заявления о предоставлении отпусков;
- договоры, согласованные сторонами;
- разнообразные справки;
- материалы маркетингового характера.
При большом количестве времени, которое уходит на решение рутинных рабочих вопросов, требуется внедрение системы СЭД. Специалисты платформы idocs готовы помочь вам систематизировать документы и значительно сократить расход времени и средств.
В чем главные плюсы СЭД
Программное обеспечение, систематизирующее документацию, обладает множеством важных преимуществ. Специалистам компании довольно просто оценить эффективность ее работы по количеству задач, которые не были решены вовремя. Справиться с этим поможет система электронного документооборота. Благодаря ее внедрению:
- бизнес-процессы становятся более прозрачными;
- происходит их ускорение;
- у руководства появляется возможность осуществлять контроль на каждом этапе проведения работ;
- гарантируется конфиденциальность всех документов и их сохранность;
- обеспечивается информационное взаимодействие;
- персонал становится более ответственным;
- новички легче адаптируются к работе в коллективе и решают поставленные задачи;
- услуги предоставляются на более высоком уровне.
В электронном архиве СЭД может храниться информация о работниках, которые уволены, и о выполненных заданиях.
Сегодня компании в большинстве случаев уже оптимизировались, благодаря чему оперативно решают свои задачи и обеспечивают полный порядок в документах. За счет внедрения программного обеспечения СЭД появляется возможность постоянно держать все под контролем и повысить эффективность работы.
Как определить, нужна ли компании СЭД
Для этого достаточно дать ответы на несколько простых вопросов:
1. Во время телефонного разговора с партнерами сколько времени и усилий вам требуется для поиска нужного документа?
2. Есть ли у руководства возможность определения, какие из порученных подчиненным заданий не выполнили или просрочили?
3. Насколько быстро согласовываются документы?
4. Сколько документов на вашем рабочем столе?
5. Где в данный момент документ, отправленный на согласование?
Если три или больше ваших ответов были отрицательными, однозначно нужно внедрить СЭД. Интуитивное управление позволит вам осуществлять постоянный контроль всего комплекса производственных процессов. Платформа idocs готова предложить три тарифа на выбор: custom, PRO и standard. Кроме того, есть возможность оформления месячной подписки.
